In der Rubrik «Hätten Sie es gewusst» werden Fälle aus der Arbeitsrechtsberatung von Arbeitgeber Banken besprochen. Die Antworten sind kurz und allgemein gehalten und ersetzen nicht eine vertiefte arbeitsrechtliche Prüfung im Einzelfall.

Der Fall: Eine Bank hat im Rahmen ihres Digitalisierungsprojekts weite Teile der HR-Prozesse auf «papierlos» umgestellt. Dazu gehören der Bewerbungsprozess, das Personaldossier, die Arbeitszeitverwaltung, Performance Management, Payroll, Arbeitszeugnisse, Weisungen etc. Nur der Abschluss und die Änderung von Arbeitsverträgen erfolgen nach wie vor auf Papier mit eigenhändigen Unterschriften. Nun fragt sich, ob dieser Prozess auch digitalisiert werden kann. Es bestehen verschiedene Bedenken, unter anderem auch, weil die VAB ausdrücklich die Schriftform vorschreibt. Kann die Bank trotzdem auf elektronischen Vertragsschluss umstellen?

Die Antwort: Arbeitsverträge können formlos geschlossen werden. Das Gesetz sieht keine besonderen Vorschriften vor. Sie können also auch mündlich oder zum Beispiel per WhatsApp- oder Emailaustausch zustande kommen. Entscheidend ist, dass ein Konsens über die wesentlichen Punkte des Vertrages besteht (Vertragsparteien, Arbeitsinhalt, Arbeitszeit, Vergütung, Beginn und Dauer des Arbeitsvertrages).

In der Praxis wird aber für den Abschluss und die Änderung von Arbeitsverträgen häufig die Schriftform vorgesehen. Wenn nichts anderes abgemacht ist, bedeutet dies, dass der Vertrag von beiden Seiten unterzeichnet werden muss. Der eigenhändigen Unterschrift ist die qualifizierte elektronische Signatur gleichgestellt.

Elektronische Formen des Vertragsschlusses ohne Einsatz der qualifizierten elektronischen Signatur erfüllen die Erfordernisse der Schriftlichkeit nicht. Sie sind aber dennoch zulässig. Denkbar ist zum Beispiel der Einsatz von eingescannten Unterschriften oder aber auch ein online-Prozess, bei dem die Parteien auf einem Web-Formular durch Drücken eines «Accept-Buttons» ihre Zustimmung zum Vertrag zum Ausdruck bringen. In diesen Fällen darf dann aber in den Arbeitsverträgen und im Personalreglement nicht von «Schriftlichkeit» die Rede sein.

Besondere Fragen stellen sich in diesen Fällen aufgrund von Ziffer 3 der Vereinbarung über die Anstellungsbedingungen der Bankangestellten. Diese sieht vor, dass der Einzelarbeitsvertrag «schriftlich festzuhalten ist». Die Sozialpartner der Bankbranche haben sich aber darauf verständigt, dass diese Bestimmung nicht als Schriftlichkeits-Vorbehalt zu verstehen ist. Vielmehr geht es darum, dass die Mitarbeitenden jederzeit die Möglichkeit haben müssen, eine schriftliche Version des Arbeitsvertrages zu erhalten oder selbst auszudrucken. Damit lässt die VAB alle möglichen Arten von elektronischen resp. online-Vertragsschlüssen zu. Im konkreten Fall steht also der Digitalisierung des Arbeitsvertragswesens nichts im Weg, sofern der Schriftlichkeits-Vorbehalt in den Verträgen und im Personalreglement angepasst resp. gestrichen wird.