In der Rubrik «Hätten Sie es gewusst?» bespricht Geschäftsführer und Arbeitsrechtsspezialist Dr. Balz Stückelberger Fälle aus der Arbeitsrechtsberatung von Arbeitgeber Banken. Die Antworten sind kurz und allgemein gehalten und ersetzen nicht eine vertiefte arbeitsrechtliche Prüfung im Einzelfall.
Der Fall: Nach Kündigung einer Mitarbeiterin eines Finanzinstituts kommt es zu einer sofortigen Freistellung mit Sperrung des Zugriffs auf sämtliche IT-Systeme inkl. E-Mail. Da die Mitarbeiterin in verschiedene aktuelle Transaktionen involviert war, weist ihr Vorgesetzter die IT-Abteilung an, die eingehenden E-Mails der Mitarbeiterin umgehend auf seine Adresse umzuleiten. Der zuständige IT-Mitarbeiter weigert sich, die Anordnung auszuführen mit Verweis auf den Datenschutz. Der Vorgesetzte beharrt auf der Weiterleitung, da die E-Mails der austretenden Kollegin für den Geschäftsbetrieb von grosser Bedeutung sind. Wer hat Recht?
Die Lösung: Der IT-Mitarbeiter tut gut daran, die Anordnung zu hinterfragen und den Vorgesetzten auf rechtliche Probleme aufmerksam zu machen. Der Arbeitgeber hat zwar ein berechtigtes Interesse daran, die geschäftliche E-Mail-Korrespondenz der freigestellten Mitarbeiterin zu lesen. Eine Weiterleitung sämtlicher E-Mails ohne vorgängige Information und ohne Einverständnis der Mitarbeiterin ist aber nicht zulässig. Eine personalisierte E-Mail-Adresse unterliegt dem Daten- und Persönlichkeitsschutz, weshalb Vorsicht geboten ist bei der Bearbeitung oder Weiterleitung dieser Daten. In der Inbox der gekündigten Mitarbeiterin dürften sich auch private Nachrichten befinden, die der Arbeitgeber nicht lesen darf, selbst wenn er die Nutzung des Geschäfts-Accounts für private Zwecke ausgeschlossen hat.
Um Zugang zu den geschäftlichen E-Mails der Mitarbeiterin zu erhalten, ist nach dem Grundsatz der Verhältnismässigkeit wie folgt vorzugehen: Die freigestellte Mitarbeiterin ist aufzubieten, um in Anwesenheit eines Vertreters oder einer Vertreterin des Arbeitgebers die privaten Nachrichten zu löschen oder auf einen privaten Datenträger zu speichern. Anschliessend wird eine Abwesenheitsnotiz eingerichtet und die Mitarbeiterin darüber informiert, dass ab sofort eine vom Arbeitgeber bezeichnete Person das E-Mail-Postfach liest und bearbeitet. Auch nach diesem Zeitpunkt eingehende private Nachrichten dürfen nicht gelesen werden. Sollte es nicht möglich sein, die E-Mails gemeinsam mit der Mitarbeiterin zu bereinigen (weil sie z.B. nicht erreichbar ist), darf sich der Arbeitgeber Zugang zur Inbox verschaffen und geschäftliche Nachrichten lesen. Aus Beweisgründen sollte auch hier nach dem Vier-Augen-Prinzip vorgegangen werden, um im Streitfall bestätigen zu können, dass keine privaten Nachrichtengelesen wurden.
Es empfiehlt sich, das Vorgehen für den Zugriff auf E-Mail-Konten von Mitarbeitenden bei Abwesenheiten oder Austritt in einem IT-Reglement zu regeln.
