Dans la rubrique "Le saviez-vous?", le directeur et spécialiste du droit du travail, Dr Balz Stückelberger, discute de cas issus du conseil en droit du travail d'Employeurs Banques. Les réponses sont brèves et générales et ne remplacent pas un examen approfondi du droit du travail au cas par cas.
Le cas : après le licenciement d'une collaboratrice d'un établissement financier, une mise à pied immédiate est prononcée avec blocage de l'accès à tous les systèmes informatiques, y compris aux e-mails. Comme la collaboratrice était impliquée dans diverses transactions actuelles, son supérieur hiérarchique ordonne au service informatique de rediriger immédiatement les e-mails entrants de la collaboratrice vers son adresse. Le collaborateur informatique responsable refuse d'exécuter l'ordre en invoquant la protection des données. Le supérieur insiste sur la redirection, car les e-mails de la collègue sortante sont d'une grande importance pour le fonctionnement de l'entreprise. Qui a raison ?
La solution : le collaborateur informatique fait bien de remettre en question l'ordre et d'attirer l'attention de son supérieur sur les problèmes juridiques. L'employeur a certes un intérêt légitime à lire la correspondance électronique professionnelle de la collaboratrice en congé. Il n'est toutefois pas autorisé à transmettre tous les e-mails sans information préalable et sans l'accord de la collaboratrice. Une adresse e-mail personnalisée est soumise à la protection des données et de la personnalité, raison pour laquelle la prudence est de mise lors du traitement ou de la transmission de ces données. La boîte de réception de la collaboratrice licenciée contient probablement aussi des messages privés que l'employeur n'a pas le droit de lire, même s'il a exclu l'utilisation du compte professionnel à des fins privées.
Afin d'obtenir l'accès aux e-mails professionnels de la collaboratrice, il convient de procéder comme suit, conformément au principe de proportionnalité : La collaboratrice libérée doit être convoquée pour effacer les messages privés ou les enregistrer sur un support de données privé en présence d'un représentant de l'employeur. Ensuite, une note d'absence est mise en place et la collaboratrice est informée qu'à partir de maintenant, une personne désignée par l'employeur lira et traitera sa boîte aux lettres électronique. Les messages privés reçus après cette date ne doivent pas non plus être lus. S'il n'est pas possible de nettoyer les e-mails avec la collaboratrice (parce qu'elle n'est pas joignable, par exemple), l'employeur peut accéder à la boîte de réception et lire les messages professionnels. Pour des raisons de preuve, il convient ici aussi de procéder selon le principe du double contrôle, afin de pouvoir confirmer en cas de litige qu'aucun message privé n'a été lu.
Il est recommandé de définir dans un règlement informatique la procédure d'accès aux comptes de messagerie des collaborateurs en cas d'absence ou de départ.
